Офис-менеджер( Группа Компаний «Доброфлот» )

Компания "Группа Компаний «Доброфлот»"

Обязанности:

• Прием и обработка (регистрация) поступающих, регистрация исходящих и внутренних документов (на бумажном и электронном носителе, в программе 1С-Документооборот);
• Почтовая отправка исходящей корреспонденции, в том числе, договоров и документов по коммерческим сделкам;
• Контроль за надлежащим оформлением исходящих и внутренних документов сотрудниками подразделений Группы компаний в соответствии с Инструкцией по оформлению служебных документов;
• Прием телефонных звонков, сообщений, поступающих по каналу факсимильной связи, электронной почте и распределение их по офису адресатам;
• Организация встречи посетителей Группы компаний;
• Нотариальное заверение копий документов по запросу подразделений Группы компаний;
• Регулярный контроль наличия, а также осуществление заказа канцелярских принадлежностей, печатей, штампов;
• Заказ визитных карточек для сотрудников Группы компаний;
• Регулярное взаимодействие с поставщиками услуг по различным вопросам;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса, в том числе закупка хозяйственно-бытовых принадлежностей, заказ питьевой воды, организация офисного буфета;
• Координация командировок сотрудников Группы компаний;
• Сопровождение коммерческих сделок;
• Исполнение следующих регламентирующих документов:

- Инструкция по ведению документооборота;

- Инструкция по оформлению служебных документов;

- Инструкция приема посетителей офис-менеджером;

- Процедура согласования значимых документов;

- Процедура организации офисного буфета;

- Процедура организации передачи документов между удаленными подразделениями Компании;

- Процедура использования автотранспорта центрального офиса;

- Технологические инструкции, разработанные непосредственным руководителем.

• Выполнение функций администратора электронного документооборота (ЭДО) (Контур.Диадок).

Требования:

• Образование: высшее, неполное высшее или среднее специальное.

Специальность: менеджмент, дополнительное образование в области управления документами.

• Основы делопроизводства и работы со служебной информацией, программа Microsoft Office, нормы деловой этики, порядок составления и оформления документов.
• Навыки работы с оргтехникой, средствами коммуникации.

Условия:

• официальное трудоустройство;
• график работы 5/2 (с 08:30 до 17:00);
• корпоративное питание (обеды по типу шведского стола);
• корпоративный абонемент в бассейн.