Помощник руководителя

от 80 000 до 85 000 руб.

Компания "КГБУ Госнедвижимость"

Обязанности:

• Проводить прием и первичную обработку поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, с последующей сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые.

• Подготавливать входящие документы для рассмотрения директором учреждения и проводить регистрацию входящей корреспонденции в том числе в Региональной системе межведомственного электронного документооборота (далее - РСМЭД).

• Проводить обработку и отправку исходящей письменной корреспонденции используя при необходимости электронную почту учреждения, систему РСМЭД, почту России.
• Производить работу по учету и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Следить за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам.
• Выполнять работу по подготовке планерок и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять поручения директора, протоколы совещаний.
• Доводить до сведения работников учреждения устные распоряжения директора.
• Проводить организацию и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя;
• Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора учреждения, взятых на контроль.
• По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Печатать по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в электронный документооборот.
• Проводить прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Выполнять отдельные поручения директора по профилю финансово- хозяйственной деятельности учреждения.
• Обеспечивать рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.
• Проводить проверку сроков хранения документов, проводить отбор документов на архивное хранение или на уничтожение, составлять акт о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
• Разрабатывать номенклатуру дел учреждения с учетом нормативно-методических документов.
• Разрабатывать инструкцию по делопроизводству учреждения.

Требования:

• Обязателен опыт работы в РСМЭД

Условия:

• трудоустройство согласно ТК РФ