Заведующий канцелярией

Компания "Независимая нефтегазовая компания"

Обязанности:

• Обеспечивать своевременное составление и предоставление непосредственному и вышестоящему функциональному руководителям отчётности и информации по вопросам, входящим в сферу ответственности и компетенций Работника;
• Рассматривать предложения, заявления, жалобы и письма организаций и граждан по вопросам, входящим в компетенцию.
• Исполнять обязанности Помощника руководителя на срок временного его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка).
• Обеспечивать разработку и актуализацию локальных нормативных документов, регулирующих деятельность Канцелярии в соответствии с законодательством Российской Федерации и корпоративными требованиями Общества;
• Обеспечивать реализацию процедур и требований, содержащихся в организационных, распорядительных и локальных нормативных документах Общества в части, возложенной на Канцелярии ;
• Организовывать работу и осуществлять руководство работниками Канцелярии
• Обеспечивать своевременную подготовку, согласование и передачу на подпись обеим сторонам проектов договоров, соглашений в рамках своей компетенции. Обеспечивать соблюдение условий договоров по форме оплаты;
• Контролировать своевременность оплаты счетов по договорам, соглашениям в рамках своей компетенции;
• Обеспечивать своевременное поступление первичной бухгалтерской документации (счетов-фактур, счетов, актов приёма-передачи, товарных накладных и др.) от Контрагентов к заключённым договорам, соглашениям;
• Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению;
• Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильное оформление;
• Организовывать работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения Общества документов текущего делопроизводства;
• Организовывать работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
• Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контролировать правильное формирование и своевременную сдачу дел в архив, за учётом и хранением документов в архиве Общества;
• Обеспечивать печатные работы, своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ для всех структурных подразделений Общества;
• Возглавлять работу по организации архивного дела Общества. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
• Осуществлять регистрацию командировочных документов работников сторонних организаций, прибывших в командировку;
• Контролировать состояние рабочих мест канцелярии, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда;
• Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Требования:

• Высшее профессиональное или среднее профессиональное образование
• Знание профильных нормативных документов и законодательных актов (постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства)

• Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

• Знание организации делопроизводства;

• Знание методов оформления и обработки документов;

• Знание правил пользования приёмно-переговорными устройствами;

• Знание правил печатания деловых писем с использованием утверждённых форм;

• Знание правил делового общения;

Условия:

• Конкурентоспособная, cтабильная заработная плата и система премирования (в том числе: премирование по итогам года);
• Уровень дохода обсуждается с успешными кандидатами по итогу интервью
• Профессиональное обучение: внешние обучение, внутрикорпоративное обучение и развитие;
• Перспективы карьерного и профессионального роста;
• Гарантии и компенсации в соответствии с законодательством РФ (в том числе: ежегодный оплачиваемый отпуск, оплата больничных листов, обязательное медицинское страхование и т. д.);
• ДМС;
• Режим работы: пн-пт, 8:00-17:00 ч.